От потерянных заявок — к единой системе академии в Битрикс24
Дистанционное дополнительное профессиональное образование для медицинских работников: как мы объединили заявки из всех каналов, оплаты, реестры слушателей, документы и выгрузку в ФИС ФРДО в одной системе — и высвободили каждому менеджеру целый рабочий день в неделю.
Как Битрикс24 работает в академии
Полный цикл — от заявки до сертификата и выгрузки в ФРДО в единой системе
Омниканальность
Сайт, телефония, почта, Max и Telegram — любое обращение автоматически фиксируется в Битрикс24, клиенты не теряются на старте
Оплаты на автопилоте
Банк сообщает об оплате сам: уведомление попадает в систему, в сделке проставляется статус — менеджер сразу двигает клиента дальше
Реестры слушателей
Смарт-процессы: к одной сделке привязано несколько слушателей, видны даты обучения и сроки действия сертификатов
Документы за 2–3 минуты
Индивидуальные и групповые договоры, сертификаты, реестры — автоматически по нажатию одной-двух кнопок
Выгрузка в ФИС ФРДО
Реестры прошедших повышение квалификации массово выгружаются в государственную информационную систему
Прозрачная аналитика
Сколько звонков, лидов, договоров и сделок — результативность продаж видна в одной системе
О клиенте
Академия дистанционного образования — дополнительное профессиональное образование и повышение квалификации медицинских работников. 6 лет на рынке, обучение по всей России.
Академия дистанционного образования обучает медицинских работников по программам повышения квалификации и аттестации. Компания 6 лет на рынке, слушатели обучаются дистанционно по всей России.
Заявки поступают из разных источников: сайт, телефония, электронная почта и мессенджеры — Max и Telegram. Все обращения стекаются в Битрикс24, где менеджеры принимают их, обрабатывают и передают квалифицированные лиды в отдел продаж.
Обучаются как индивидуальные клиенты — один договор, один слушатель, — так и корпоративные заказчики: компания оплачивает обучение сразу нескольких сотрудников. Результаты обучения — сведения о прошедших повышение квалификацию — академия обязана передавать в ФИС ФРДО, государственную информационную систему.
- Отрасль: дистанционное дополнительное профессиональное образование (ДПО) для медицинских работников
- На рынке: 6 лет, география — вся Россия
- Форматы: индивидуальное и групповое обучение, оплата от физлиц и компаний
- Тариф Битрикс24: Профессиональный — для смарт-процессов и реестров слушателей
- Обязательная отчётность: передача сведений в ФИС ФРДО
Воронка набора за месяц
Путь слушателя
Задачи клиента
До внедрения процессы были разрозненными: заявки в разных инструментах, документы вручную, данные слушателей в Excel, отчётность — часы ручной работы.
Заявки терялись по каналам
Сайт, телефон, почта и мессенджеры обрабатывались раздельно. Обращения переносились между инструментами вручную — часть лидов терялась ещё на старте.
Договоры формировались вручную
Менеджер копировал данные слушателей в шаблон, заполнял реквизиты руками. Это занимало значительное время и приводило к ошибкам в документах.
Данные слушателей — в Excel и на компьютерах
Персональные и паспортные данные хранились разрозненно: риск нарушения законодательства о защите персональных данных и потеря информации.
Оплаты сверялись вручную
Менеджер не видел сразу, оплатил ли клиент: требовалась сверка с банком. Задержки тормозили движение клиента по воронке.
Групповое обучение без системы
Компания оплачивает обучение нескольких сотрудников — но единого реестра слушателей по сделке не было, данные собирались по крупицам.
Отчётность в ФРДО отнимала часы
Сведения о прошедших обучение, датах и сертификатах приходилось повторно собирать вручную для передачи в государственную информационную систему.
Решение задач
Все процессы — от первого обращения до сертификата и передачи сведений в ФИС ФРДО — переведены в Битрикс24 тарифа Профессиональный.
От заявки до сертификата — полный цикл
Заявка
Сайт, телефония, почта, Max и Telegram — обращение автоматически фиксируется в CRM
Квалификация
Менеджеры обрабатывают лиды, отдел продаж ведёт сделки и обзванивает базу
Оплата
Счёт или ссылка для оплаты, банк автоматически сообщает о поступлении денег
Обучение + ФРДО
Реестры слушателей, договор и сертификат одной кнопкой, выгрузка в госреестр
Настроен приём всех входящих данных в Битрикс24: сайт, телефония, электронная почта и мессенджеры Max и Telegram. Любой лид, входящее сообщение, звонок или заявка автоматически попадают в систему — без потерь и ручного переноса между инструментами.
После первичной фиксации менеджеры принимают обращения, обрабатывают их и передают дальше в отдел продаж. Ни один клиент не теряется на старте.
Отдел продаж работает уже с готовыми квалифицированными лидами: ведёт сделки по воронке и не только принимает входящий поток, но и проводит исходящий обзвон по спискам — проверяет и дорабатывает лиды.
Организованы обзвоны повторных клиентов и существующей базы для набора на курсы. Логика обзвонов и сопровождения клиентов настроена внутри Битрикс24 — переписка и звонки хранятся вместе со сделкой, никакой разрозненности процессов.
На смарт-процессах (доступны на тарифе Профессиональный) созданы реестры слушателей. К одной сделке и к одному обучению привязывается несколько слушателей.
Поддержаны оба сценария: простой — один клиент заключает один договор и сам проходит обучение, и сложный — компания оплачивает обучение сразу нескольких слушателей, формируются единый договор и соответствующий реестр.
- Персональные и паспортные данные — для корректного формирования документов и реестров
- Дата начала и дата завершения обучения
- Срок действия результата обучения — сертификата
Раньше договоры формировались вручную, что занимало значительное время у менеджеров. Теперь после внесения данных в систему договор, сертификат и реестр формируются автоматически — по нажатию одной-двух кнопок.
- Слушатель один и он же плательщик — формируется индивидуальный договор по шаблону
- Платит компания, обучается несколько человек — формируется единый групповой договор со всеми слушателями и соответствующий реестр
- Автоматизируются индивидуальные и групповые договоры, сертификаты, списки и реестры
- Готовые документы распечатываются либо отправляются клиентам и заказчикам на оплату и подписание
Подготовка договора занимает 2–3 минуты. Формирование индивидуальных и групповых договоров и выписывание сертификатов сократило порядка 5 часов работы на одного менеджера в неделю — фактически это сопоставимо с целым рабочим днём сотрудника.
Экономия времени менеджера
Цифры за месяц
Персональные и паспортные данные слушателей хранятся с соблюдением законодательства о конфиденциальности и защите персональных данных — на серверах со специализированными форматами хранения, соответствующих требованиям закона.
Информация больше не хранится разрозненно на компьютерах сотрудников и в Excel-файлах. При автоматизации документооборота сохраняется контроль над тем, какие персональные сведения используются в реестрах и документах.
Оплаты и интеграция с ФИС ФРДО
Интеграция с банком: статус оплаты проставляется в сделке автоматически. Оплата по ссылке — клиент сам выбирает удобный способ. Реестры прошедших обучение массово выгружаются в государственную информационную систему.
Банк и ФИС ФРДО — автоматически, без менеджера
Счёт или ссылка
Юрлицу выставляется счёт, физлицу приходит ссылка — клиент выбирает способ оплаты сам
Банк
Карта, СБП, Тинькофф, СберОплата — интеграция банка с Битрикс24
Статус в сделке
Уведомление об оплате автоматически попадает в систему — менеджер сразу видит факт оплаты
Обучение завершено
Даты начала и окончания, программа — в реестре слушателей
Смарт-процесс
Сведения о сертификатах и сроках их действия собраны в одном реестре
ФИС ФРДО
Массовая выгрузка в государственную информационную систему — без повторного сбора данных
- Юридические лица: выставление счёта и приём электронных платежей — интеграция банка с Битрикс24 автоматически проставляет статус оплаты в сделке
- Физические лица: оплата по ссылке — клиент сам выбирает удобный способ
- Способы оплаты: банковская карта, СБП, Тинькофф, СберОплата
- В планах: подключение рассрочки Тинькофф и сервисов Яндекса
Независимо от сценария информация об оплате сразу отражается в Битрикс24 — это уменьшает ручную сверку и задержки. Менеджер видит факт оплаты и оперативно двигает клиента дальше по воронке.
В специальном реестре фиксируется, какие слушатели прошли повышение квалификации и аттестацию. Сведения о прошедших обучение, датах начала и окончания, а также сроках действия сертификатов подаются в государственную информационную систему ФИС ФРДО.
Реестры тех, кто прошёл обучение и получил сертификаты, массово выгружаются из системы. Это избавляет сотрудников от повторного ручного сбора и пересборки данных для обязательной отчётности.
Внедрённые инструменты
Омниканальность, смарт-процессы, документы, оплаты и интеграция с государственными системами — в единой экосистеме Битрикс24.
Открытые линии
Сайт, телефония, почта, Max и Telegram — все обращения автоматически фиксируются в CRM.
Лиды и сделки
Квалификация лидов, воронка продаж, исходящие обзвоны повторных клиентов и базы.
Реестры слушателей
Несколько слушателей к одной сделке: данные, даты обучения, сроки сертификатов.
Автогенерация
Индивидуальные и групповые договоры, сертификаты, реестры — за 2–3 минуты одной кнопкой.
Оплата по ссылке
Карта, СБП, Тинькофф, СберОплата — клиент выбирает удобный способ оплаты сам.
Банк и Битрикс24
Уведомление об оплате автоматически попадает в систему, в сделке проставляется статус.
Выгрузка в ФИС ФРДО
Массовая выгрузка реестров прошедших обучение — без повторного ручного сбора данных.
Защита персданных
Хранение на защищённых серверах в соответствии с законодательством — вместо Excel и компьютеров.
Прозрачность продаж
Звонки, лиды, договоры и сделки — контроль результативности в одной системе.
Результат внедрения
Переписка, звонки, лиды, договоры, оплаты, списки слушателей и сертификаты — всё сосредоточено внутри одной системы.
Цифры после внедрения
Поток заявок за месяц
30 + 22 = 52 за месяц
До Битрикс24
- Заявки из каналов фиксировались вручную — клиенты терялись на старте
- Договоры формировались вручную — часы работы менеджера
- Данные слушателей — разрозненно на компьютерах и в Excel
- Оплаты сверялись с банком вручную
- Групповые заявки: несколько слушателей не привязать к одному договору
- Отчётность в ФРДО собиралась повторно, вручную
- Не видно, сколько звонков, лидов и договоров
После Битрикс24
- Все лиды автоматически в CRM — ни один не теряется
- Договор, сертификат, реестр — за 2–3 минуты одной кнопкой
- Персональные данные на защищённых серверах по закону
- Статус оплаты проставляется в сделке автоматически
- Смарт-процессы: несколько слушателей привязаны к одной сделке
- Реестры массово выгружаются в ФИС ФРДО
- Прозрачная аналитика: звонки, лиды, договоры, сделки
Заявки больше не теряются
Сайт, телефония, почта, Max и Telegram — все обращения автоматически фиксируются в Битрикс24 и не выпадают из воронки.
52 сделки и договора в месяц
30 выигранных сделок плюс 22 оплаченных договора. Отдел продаж работает с квалифицированными лидами и обзванивает повторных клиентов — весь поток внутри системы.
5 часов в неделю каждому менеджеру
Договоры, сертификаты и реестры формируются автоматически — это сопоставимо с целым рабочим днём сотрудника в неделю.
До часа в день на сборе информации
Переписка, звонки, документы и оплаты в одном месте — сотрудники экономят от получаса до часа ежедневно.
Оплаты без ручной сверки
Интеграция с банком: уведомление об оплате сразу попадает в систему, статус проставляется в сделке автоматически.
ФИС ФРДО без ручного сбора
Реестры прошедших повышение квалификацию массово выгружаются в государственную информационную систему.
Персональные данные под защитой
Вместо Excel и компьютеров — защищённые серверы и хранение в соответствии с законодательством о персональных данных.
Прозрачная аналитика продаж
Количество звонков, лидов и заключённых договоров видно в системе — предпосылки для роста продаж и выручки.
Ход внедрения
Внедрение заняло 3 месяца: от аудита процессов до выгрузки данных в ФИС ФРДО. Все основные этапы завершены.
Внедрение — 3 месяца
Частые вопросы
Ответы о внедрении Битрикс24 в образовательных организациях и академиях ДПО.
Как собрать все заявки на обучение в одну систему?
Подключите омниканальные открытые линии Битрикс24: сайт, телефонию, электронную почту и мессенджеры Max и Telegram. Любой звонок, сообщение или заявка автоматически фиксируется в CRM как лид — без потерь и ручного переноса между инструментами. Менеджеры обрабатывают обращения и передают квалифицированные лиды в отдел продаж.
Как сформировать договор на нескольких слушателей от одной компании?
В Битрикс24 тарифа Профессиональный доступны смарт-процессы — на них создаются реестры слушателей. К одной сделке и одному обучению привязывается несколько слушателей с персональными и паспортными данными и датами обучения. По этим данным групповой договор, сертификаты и реестр формируются автоматически по нажатию одной-двух кнопок — за 2–3 минуты.
Как передавать данные о сертификатах в ФИС ФРДО?
В Битрикс24 ведётся специальный реестр слушателей, прошедших повышение квалификации и аттестацию: даты начала и окончания обучения, срок действия сертификата. Реестры массово выгружаются из системы в Федеральную информационную систему ФИС ФРДО — сотрудникам не нужно повторно собирать и пересобирать данные для обязательной отчётности.
Как принимать оплату за обучение через Битрикс24?
Для юридических лиц — выставление счёта и приём электронных платежей. Для физических лиц — оплата по ссылке с выбором способа: банковская карта, СБП, Тинькофф, СберОплата. Благодаря интеграции с банком уведомление об оплате автоматически попадает в систему, а в сделке проставляется статус оплаты. В планах — подключение рассрочки Тинькофф и сервисов Яндекса.
Какой тариф Битрикс24 нужен для реестров слушателей?
Тариф Профессиональный — он открывает смарт-процессы, на которых строятся реестры слушателей, а также шаблоны документов для автоматического формирования договоров, сертификатов и реестров.
Как защитить персональные данные слушателей в CRM?
Персональные и паспортные данные хранятся на серверах со специализированными форматами хранения в соответствии с законодательством о защите персональных данных (152-ФЗ) — а не разрозненно на компьютерах сотрудников и в Excel-файлах. При автоматизации документооборота сохраняется контроль над тем, какие сведения попадают в реестры и документы.
